Huvud Ideella Organisationer Checklista för planering av insamlingsevenemang

Checklista för planering av insamlingsevenemang

Insamlingsevenemang kan samla in mycket pengar för din organisation om de är väl planerade och genomförda, men de kan också vara tidskrävande och dyra. Nyckeln är strategisk planering och tydligt ange din budget, syfte och mål i förväg. Efter att ha valt ett datum och skapat en huvudplan för ditt evenemang hjälper det att skapa en tidslinje och checklista så att du kan hålla dig på rätt spår. Lycka till och ha kul!

Sex månader ute (eller mer)

  • Definiera syfte - Innan du börjar planera, bestämma syftet med ditt evenemang. Är det för insamling eller handlar det också om att utbilda givare i din organisation? Flera mål är bra, men det är bäst att ha ett huvudsyfte som driver evenemanget. Tänk på dina stora och mindre mål när du går igenom planeringsprocessen så att du håller fokus på helheten.
  • Uppsatta mål och mål - Ställ in specifika mål och mål för ditt insamlingsevenemang. Hur mycket pengar försöker du samla in? Är det för ett område eller flera områden i din ideella verksamhet, verksamhet eller grupp? Tänk på ditt insamlingsmål när du ställer in din budget.
  • Delegera - Större organisationer kan ha en hel avdelning för evenemangsplanering, vilket är en gåva. Om så är fallet, ge teamet en tydlig översikt över mål, mål och din budget och låt dem göra den stora planeringen. För resten av oss krävs en by - eller åtminstone en riktigt effektiv kommitté. Låt din ledande evenemangsplanerare eller utvecklingschef rekrytera en kommitté för att övervaka de olika aspekterna av insamlingen. Evenemanget kommer att gå mycket smidigare om det finns tydliga roller, mål och förväntningar.
  • Rikta din publik - För att avgöra vem du bjuder in och / eller säljer biljetter till, tänk på vem din målgrupp är och om evenemanget är familjevänligt. Detta hjälper dig att bestämma ditt tema, din mat och dina aktiviteter. Dessutom, om du bjuder in hela din givarportfölj - oavsett om det är 100 eller 1 000 personer - överväga om du vill be dem bjuda in vänner.
  • Uppskatta närvaro - Uppskatta hur många människor du tror kommer baserat på hur många du bjuder in och vad du vet om din givarbas. Detta kommer att avgöra biljettpriser och storleken på den plats du behöver hitta. Naturligtvis är det lättare att uppskatta om det är en årlig händelse.
  • Ställ in en budget - Skissera en realistisk budget och arbeta inom dessa parametrar. Om det är en första händelse måste du göra en utbildad gissning. Prata med andra organisationer av liknande storlek som har hållit liknande evenemang och se om de har några förslag på budgetering. Tänk på kostnaden för plats, mat, högtalaravgifter / resor / boende, band / DJ, blommor, inredning och favoriter.
  • Ställ in kostnad per biljett - Bestäm vad du vill tjäna per biljett för att bestämma kostnaden per biljett och hur många biljetter du behöver sälja. Vissa evenemang har också flera biljettnivåer och ingångspunkter, till exempel en middagsbiljett eller drycker och en efterfestbiljett. Du kan också sälja VIP-biljetter med specialförmåner som parkeringsservice och prioriterade sittplatser.
  • Hitta och boka en plats - När du har bestämt ditt evenemangs storlek och omfattning, hitta en plats som ligger inom din budget och hjälper till att skapa den atmosfär du vill ha vid din insamling. Boka det i god tid och betala eventuella insättningar. Om ditt evenemang är utomhus är det bra att undersöka om du behöver tillstånd för tält, djur, ljud, belysning, fyrverkerier etc.
  • Kommunicera detaljer - Varna alla lämpliga personer om din insamling, både internt och sedan externt. Din skola, ideella organisation eller organisation vill sätta insamlingen på huvudkalendern och sedan ange en tid för att bjuda in givare och meddela allmänheten.
  • Rekrytera företags sponsring - Många insamlingsevenemang involverar företagspartners som sponsrar ett bord eller garanterar en viss del av evenemanget. Att bilda dessa partnerskap kommer att påverka din budget direkt och hur mycket du kan spendera på andra dyra områden som mat. Innan du rekryterar, bestäm hur du ska känna igen sponsorer. I program? Från scenen? På skyltar?
  • Välj ett tema - Bestäm tonen och temat för din insamling. Vissa händelser är formella och andra är avslappnade. Dessa faktorer kommer att avgöra hur du planerar och dekorerar. Temahändelser är roliga att planera och delta i, men inte alla evenemang behöver ha en. Ibland är det bäst att hålla det enkelt och inte byta tema varje år. Genom att vara värd för 'X Annual Nonprofit Gala' minskar du planeringsbördan för din personal och volontärer samt pengar som spenderas på ny inredning och grafik. Genialtips: Prova en av dessa 30 teman för insamlingsevenemang .
  • Bestäm branding - Utveckla en motsvarande grafik för ditt evenemang för att marknadsföra det eller besluta om du använder din ideella logotyp. Håll i så fall konsekvent med ditt varumärke medan du lägger till ett element av visuellt intresse.
  • Boka någon säkerhet - Tänk på om du behöver säkerhetsansvariga vid ditt evenemang och om så är fallet, gör det i din budget.
  • Underteckna leverantörer och underhållning - Identifiera och boka din högtalare, band / DJ, underhållning, fotograf / videograf och cateringfirma (om någon inte kommer med platsen). När säljare har bekräftat sitt deltagande, låt en kommittémedlem eller din eventavdelning arbeta med dem om nödvändiga researrangemang. Kommunicera dina mål och förväntningar för evenemanget och för talaren eller underhållaren. Teckna alla nödvändiga kontrakt och betala eventuella insättningar.

Tre månader ute

  • Planera parkering - Tänk på var folk kommer att parkera och om du behöver anställa eller rekrytera frivilliga parkeringsvakter. Det är ofta bra att ha en parkeringskarta tillgänglig på din webbplats och att skicka människor den informationen innan insamlingen. Om det är en formell händelse, överväga att ha bemannad parkering tillgänglig. Tipsgeni : Lägg till bilagor till dina registreringar för att förenkla händelseinformation för deltagare.
  • Glöm inte faciliteter - Det är inte det mest glamorösa att tänka på, men se till att du strategiserar hur många toaletter din plats har i proportion till antalet deltagare. Du kan behöva ta med bärbara krukor.
  • Skapa en plan B - Om ditt evenemang är ute, ha en plan B på plats för regn, oavsett om det är ett tält eller en alternativ plats.
  • Beställ blommor - Om du ska ha blommor vid ditt evenemang, bestäm vilka blommor du vill ha och gör beställningen. Överväg att använda blommor som är under säsong vid evenemangets tid för att spara pengar. Grönska är också ett budgetvänligt alternativ.
  • Planera menyn - Avsluta din meny med catering. Om du ska skriva ut menyer för tabeller, fortsätt och besluta om en layout och teckensnitt. Skriv ut dem nu eller ställ in en påminnelse om att skriva ut dem en månad.
  • Annonsera - Tre till fyra månader ute är den bästa tiden att börja annonsera ditt evenemang för att se till att det kommer på människors kalendrar. Du kan dela information på sociala medier via nyhetsbrev via e-post och / eller spara datumet - antingen en postkopia eller digital inbjudan.
  • Ställ in online-registrering - Skapa en online registrering om möjligt för att effektivisera dina svar och betalningar allt i ett system.
  • Verifiera deltagare - Ha ett system där du kan registrera vem som deltar och om de har betalat. Bestäm om du skickar biljetter till e-post eller e-post. Tänk också på vad du kommer att göra om personer som inte finns på RSVP-listan dyker upp på kvällen av evenemanget. Tipsgeni : Ladda ner händelseinformation med DesktopLinuxAtHome anpassad rapportering .
  • Målinbjudningar - Skicka din annonsering till din målgrupp. Vad som fungerar i årtusenden är inte samma sätt att använda med babyboomers. Oavsett din publik måste du övertyga människor om att evenemanget är värt deras tid och pengar.
  • Bjud in stora givare - Inbjud personligen dina stora givare. Utse en utvecklingsansvarig eller annan anställd att ringa och bjuda in givare att delta i evenemanget.
  • Touch Base med högtalare / underhållning - Arbeta med högtalaren eller underhållaren för evenemanget för att bekräfta dina förväntningar på kvällen.
  • Schemalägg volontärer - Beroende på din evenemangs storlek och omfattning ber volontärer att hjälpa till , både före och dagen för evenemanget. Ge dem namnmärken eller skjortor och mat dagen för evenemanget.

En månad ute

  • Bekräfta agendan - Avsluta agendan / tidslinjen med alla nyckelaktörer. Se till att alla deltagare / artister / deltagare känner till schemat och förväntningar. Ge dem en kontaktpunkt om de har frågor.
  • Skicka inbjudningar - Skicka formella inbjudningar fyra till sex veckor före evenemanget, och se till att inkludera ett sätt att svara på med en tidsfrist på två veckor före evenemanget så att du har en bra uppfattning om siffror.
  • Planera omgivande musik - Bestäm bakgrundsmusik om ett band eller DJ inte täcker detta för ditt evenemang.
  • Bekräfta sponsring - Bekräfta alla dina företags- och privata sponsringar och låt dem veta hur de kommer att erkännas.

Två veckor ute

  • Organisera betalningar - Planera betalningsmetoder för leverantörer, artister, fotografer och servicepersonal.
  • Bekräfta svar - Dubbelkolla närvaron med platsen och cateringfirman för att se till att du har tillräckligt med bord, stolar och mat. Förvänta dig att vissa människor inte dyker upp och andra kommer utan att svara. Det jämnar vanligtvis ut men det är alltid klokt att ha extra stolar och några extra platsinställningar.
  • Slutför planer - Träffa din lagledare eller kommittéordförande för att se över varje område på evenemangets tidslinje. Detta är ett bra tillfälle att fylla i luckor och se till att alla är på samma sida. Var noga med att utveckla nödvändiga reservplaner.
  • Planera slutlig kommunikation - Möt med bandet, emcee, underhållning och volontärer för att ge dem kartor och en uppdaterad tidslinje för natten.
  • Skriv ut gästlista och namnmärken - Bekräfta och skriv ut gästlistan och namnetiketterna. Ha tomma namntaggar tillgängliga för gäster i sista minuten eller saknade namntaggar.
  • Slutför sittplatser - Om du har tilldelat sittplatser, bekräfta bordsarrangemanget och sittplanen.
  • Planera sanering - Gör en saneringsplan och kommunicera den till ditt team så att de vet vad de ska göra när evenemanget är över. Förtydliga vad platsen kommer att göra och vad ditt team ansvarar för att slutföra.

Dagen före

  • Uppstart - Om möjligt, ställ in arenan dagen innan (eller tidigt på morgonen dagen för evenemanget). Se till att alla skyltar är uppe, att borden är på plats och att registreringsområdet innehåller namnlappar, registreringslista, pennor och papper.
  • Gör en övningskörning - Om det här är en stor eller komplicerad händelse med många rörliga delar, överväga att göra en övningskörning för att se till att du vet var allt kommer att ställas in och vilka människor som behöver vara var och när.
  • Bekräfta alla detaljer - Dagen innan är nästan lika viktig som dagen för evenemanget. Bekräfta alla större och mindre detaljer som är viktiga för evenemanget, såsom leverans av blommor / dekor, matbeställning, schema och gästhögtalare.
  • Dubbelkolla väder - Om det ser ut som regn, implementera Plan B för utomhusevenemang och ha paraplyer tillgängliga och parkeringsvakter till hands för inomhusevenemang. Även om regn inte kommer att skada någon, tenderar folk att välja bort händelser när det är dåligt väder.

Event Day

  • Slutför installationen - Ställ in allt som du inte kunde dagen innan.
  • Kommunicera - Se till att all personal, volontärer och leverantörer har kopior av schemat, instruktioner och telefonnummer om de behöver nå någon.
  • Ställ dig upp - Betala leverantörer och se till att tacka dem.
  • Sätt ut parkeringsskyltar - Sätt vid behov parkeringsskyltar som riktar gästerna var de ska parkera. Blockera områden där människor inte ska parkera och kan försöka göra det.
  • Slutför en volontärkontroll - Kolla in med volontärer för att se till att de har allt de behöver.
  • Ge ett varmt välkomnande - Oavsett vad som händer bakom kulisserna, häls gästerna med ett leende och låt dem veta att du är glad att de har kommit.

Efter evenemanget

  • Skriv tackanteckningar - Se till att tacka dina deltagare, sponsorer, givare och volontärer efter evenemanget. En anteckning eller ett telefonsamtal går långt eftersom människor har spenderat sin tid, energi och pengar för att göra ditt evenemang till en framgång. När människor känner sig uppskattade är de mycket mer benägna att delta igen. Passa på att påminna dem om vad deras stöd hjälpte till.
  • Gör en fullständig analys - Analysera dina kostnader, intäkter och beräknad tid som gick till evenemanget för att avgöra hur mycket pengar du samlade in för din sak och hur mycket tid det tog från dig, din personal och volontärer. Använd denna information för att bestämma hur du ska fortsätta med en liknande händelse i framtiden.

Att planera ett insamlingsevenemang kan vara en smidig process med en genomtänkt plan och ett bra team. Kom ihåg att hålla fokus på helheten under hela processen och övervaka din tid och kostnader för att maximera dina insamlingsinsatser.

hur man frigör utrymme utan att ta bort appar

Andrea Johnson är en infödd Texan som nu bor i Charlotte, N.C., med sin man och två döttrar. Hon gillar att springa, fotografera och god choklad.


DesktopLinuxAtHome gör det enkelt att organisera ideella organisationer.


Intressanta Artiklar

Redaktionen

Nintendo Switch minskade till ENDAST £239 i tidigt Black Friday-erbjudande
Nintendo Switch minskade till ENDAST £239 i tidigt Black Friday-erbjudande
En sällsynt rabatt på Nintendo Switch är tillgänglig just nu - rakning 40 £ rabatt på priset. Erbjudanden på den enormt populära konsolen är svåra att få tag på, men Asda pryglar den för en allvarligt frestande ...
Facebook DOWN – stort globalt avbrott då användare klagar på mystiska felmeddelanden
Facebook DOWN – stort globalt avbrott då användare klagar på mystiska felmeddelanden
FACEBOOK kraschade för användare över hela världen i ett stort avbrott fredagen den 3 augusti, men verkar nu ha åtgärdats. Webbplatsen gick offline för användarna strax efter 17.00 brittisk tid – och kastade upp en m...
Windows 11 kommer att innehålla en ny app, Chat, som laddas upp av Teams
Windows 11 kommer att innehålla en ny app, Chat, som laddas upp av Teams
Under Windows 11-meddelandet avslöjade Microsoft en ny app som kommer att vara tillgänglig för Windows 11-användare direkt. Det låter användaren kommunicera
Netflix kommer att sluta arbeta på vissa Samsungs smarta TV-apparater nästa månad på grund av 'tekniska begränsningar'
Netflix kommer att sluta arbeta på vissa Samsungs smarta TV-apparater nästa månad på grund av 'tekniska begränsningar'
VISSA Samsung TV-apparater kommer att förlora möjligheten att streama Netflix från och med nästa månad på grund av tekniska begränsningar på äldre modeller. I ett sedan raderat uttalande på företagets webbplats det sydkoreanska företaget ...
Ladda ner bakgrundsbilder för Linux Mint 19.2
Ladda ner bakgrundsbilder för Linux Mint 19.2
Linux Mint 19.2 'Tina' har mycket vackra bakgrundsbilder som många användare gärna skulle använda på sina datorer. Så här laddar du ner dem.
Inaktivera mikrofonen i Windows 10
Inaktivera mikrofonen i Windows 10
Vi kommer att granska de enkla metoderna du kan använda för att inaktivera mikrofonen i Windows 10. De inkluderar Enhetshanteraren, Inspelningsenheter och registret.
Nu kan du ta reda på den exakta anledningen till att en Uber-förare gav dig ett dåligt betyg
Nu kan du ta reda på den exakta anledningen till att en Uber-förare gav dig ett dåligt betyg
DET ÄR den kontroversiella taxiappen som kämpar för sin plats i London efter att TFL tog bort sin licens för privatbiluthyrning. Nu har Uber avslöjat de första resultaten av ett bud på...