Huvud Ideella Organisationer 40 idéer för att skapa och marknadsföra din ideella årsrapport

40 idéer för att skapa och marknadsföra din ideella årsrapport

ideell årsredovisning layout data data diagram givare volontärerVarje år har ideella organisationer möjlighet att uppdatera sina givare och allmänheten om deras framsteg, prestationer och ekonomi i sin årsrapport. Vissa publicerar rapporten under det nya året och andra i slutet av ett betydande kvartal. En rapport är ett utmärkt tillfälle att visa människor hur du utför ditt uppdrag genom berättelser, statistik och fotografier. Prova dessa idéer för att skapa och marknadsföra din nästa årsredovisning.

Kom igång: Planering och projektledning

  1. Publik - Tänk först på din publik. Årsrapporter skrivs vanligtvis på två sätt. Talar du till allmänheten eller specifikt till givare? Språket du använder i din rapport bör återspegla din publik. Om rapporten är för givare, se till att den tar upp relevanta frågor och svarar på frågor. Om du utformar det för allmänheten bör språket vara informativt och lätt för alla att hämta och läsa.
  2. Givardriven Språk - Om rapporten är givarspecifik, fokusera på tacksamhet genom att använda språk som speglar engagemang och bidrag. Till exempel 'Du hjälpte till med att göra följande initiativ möjligt ...' Sträva efter att skapa en bit som dina givare vill ha ute på soffbordet för att dela med andra. Givare bör förstå din organisations mål och att ideell verksamhet också är deras prestationer. Tänk på att givare ofta bidrar på många sätt, inte bara ekonomiska bidrag.
  3. Allmänhet Språk - Allmänheten borde kunna läsa rapporten och förstå den ideella organisationens vision enkelt, och specifikt hur detta uppdrag genomfördes under hela året. Undvik ett visst språk som bara kan vara vettigt för givare eller insiders.
  4. Budget - Definiera din projektbudget och hur du kommer att fördela den när du tar fram årsredovisningen. Budgeten hjälper till att definiera format och resurser.
  5. Planera framåt - Skapa en detaljerad projekttidslinje och ett system för att spåra rapportens framsteg. Forskning outsourcing alternativ och faktor dem i den övergripande tidslinjen. Kommer du att ge din publik ett val om hur du ser innehållet på mobil eller stationär, video eller blogginlägg? Kommer du att länka till den i din app eller i en e-postkampanj? Planera därefter.
  6. Skala för Scope Creep - Räckviddskrypning sker när den övergripande tidslinjen och planen för ditt projekt expanderar medan projektet är i process, vilket därmed flyttar det övergripande resultatet eller levereras. I projektledningens värld är omfattningskrypning en vanlig fråga och tjänar teammedlemmarna väl att märka det och till och med planera för det. När du känner till detta skift, ta en stund att komma på samma sida med ditt team och definiera uttryckligen vad projektändringar kommer att betyda för den övergripande tidslinjen.

Allt om optik: Välj ditt format

  1. Kortformat - Korta årsrapporter är högst tre till fyra sidor långa och ger en kort bit för att starta din organisations uppdragskritiska resultat. Korta rapporter lyfter fram strategisk information och antar att människor redan känner till organisationens ins och outs. Inkludera information om vart din publik kan gå för att hitta mer detaljerad information.
  2. Långt format - Långa rapporter är mer än fem sidor, innehåller en mängd olika innehåll och tenderar att inkludera information och inspiration genom en berättelse. Överväg att inkludera en innehållsförteckning så att folk snabbt kan referera till de avsnitt de är mest intresserade av att granska.
  3. Tänk på Multimedia - För att sticka ut från andra organisationer, tänk på ett icke-traditionellt format för din rapport. Välj en form av media som är unik och trogen för din ideella organisation - som en video av dem du hjälper utomlands eller en fotopräs inklusive en lokal fallstudie. Om din organisation har en podcast planerar du att spendera tid på att dela resultat och berättelser från rapporten. Anpassa formatet enligt din organisation och budgetbegränsningar. Om du till exempel är en miljöbyrå kan du skriva ut några rapporter om trä eller återvunnet material.
  4. Gör det konst - Välj ett tema eller en designplan som resonerar med din bransch. Till exempel kan en fotografidriven ideell organisation skapa sin årsrapport på baksidan av en serie av sina originalfoton. Som en extra bonus kan givare behålla och inrama rapporten som ett konstverk för sina hem.
  5. Visuell layout - Bestäm mallfärger och slutligt format (tryckt eller digitalt). Vilken version av din logotyp kommer du att använda? Separera textblock med bilder och utdragbara citat med statistik, grafik eller fallstudier. Använd interaktiva infographics eller animerade tidslinjer för att illustrera statistik och milstolpar för att göra dem lättare att läsa. Kom ihåg, det vita utrymmet är din vän. Du vill använda utmärkt innehåll och hålla det kort medan du fortfarande visar dina bästa resultat.
  6. Fotografier - Använd konstnärliga fotografier (i motsats till text) för att engagera läsaren och berätta din historia. Undersök webbplatser som erbjuder gratis eller billiga stockbilder, eller överväga att köpa bilder från en lokal fotograf i ditt område. Visa varje sida i din rapport som främsta fastighet och gör innehållet meningsfullt och övertygande.
välgörenhetsorganisation gala insamling fundraiser fördel middag auktion anmälningsblankett volontärer bygger konstruktion livsmiljö service blå registreringsformulär

Innehållsskapande: Vad ska inkluderas

  1. Berätta hela historien - Berätta i en långformatrapport en omfattande historia från första till sista sidan. Berättelser är det som fångar och engagerar människors hjärtan, inte bara deras sinnen. Placera ditt bästa fotografi på omslaget och se till att alla fallstudier inkluderar ett fotografi. Om du skriver ut och binder in rapporten ska du prata med din skrivare om fotoupplösning och alternativ för pläterad press och digital utskrift. För att försäkra dig om att du når dina övergripande mål, ta en stund att berätta hela rapporten innan du skriver och samlar innehåll. Klargör 'varför' för rapporten och för din organisation som helhet och gör det tydligt.
  2. Fira - Gör din rapport firande. Årsredovisningen är ett utmärkt tillfälle att fira prestationer under det senaste året. Ibland betyder lärande att lära av misslyckande såväl som framgång. Håll dig med ett positivt språk och se hur det gör skillnad.
  3. Medge misslyckande - Var villig att notera fel om tillämpligt. Till exempel 'Vi försökte X, och det fungerade inte, men vi lärde oss X av det, så det gick framåt för vår sak.' De flesta givare är okej med beräknad risk. Var bara ärlig om det och notera hur du lärde dig av det.
  4. Fallstudier - Inkludera minst en fallstudie eller en berättelse från fältet. Människor ska känna sig inspirerade efter att ha läst det och vara redo att agera. Håll det också kort så att människor är mer benägna att läsa det.
  5. Presidentens brev - Inkludera ett hjärtligt brev från din president eller VD. Detta bör inkludera det han eller hon är mest stolt över under det gångna året och hans eller hennes vision för det kommande året.
  6. Citat & Påteckningar - Inkludera offerter från förmånstagare när det är möjligt och intyg från personer du har tjänat. Det ansluter läsaren till mottagarna och väcker organisationens uppdrag till liv. Använd citat och påståenden från högt respekterade personer som överensstämmer med din ideella uppdrag och vision.
  7. Uppdrag och visioner - Inkludera ditt uppdrag och / eller visionuttalande och se till att din rapport noterar hur du utför den visionen och uppdraget. Visa konkreta resultat såväl som inspirerande berättelser. Detta ska hjälpa din publik att förstå problemet som din ideella organisation arbetar för att lösa och vad din ideella organisation gör för att hjälpa till.
  8. Mångfald - Kontrollera dina bilder och innehåll för att vara säker på att det använder inkluderande språk som kommer att tilltala en mängd olika läsare. Ditt innehåll och dina bilder ska återspegla den befolkning som din ideella tjänst tjänar.
  9. Överväg copyright - Citer nödvändiga källor för offert eller data i din rapport och ge kredit till lånade foton eller innehåll. Undersök branschens upphovsrättslagar för att vara säker på att ditt projekt följer protokollet.
  10. Kontaktinformation - Ange kontaktinformationen för din ideella organisation längst ner i rapporten inklusive postadress, telefonnummer, webbplats och sociala medier. Om människor är redo att ge efter att ha sett rapporten, se till att du har ett steg för steg sätt för dem att göra det.
  11. Ackrediterande byråer - Lista alla ackrediterande byråer du tillhör också, såsom Better Business Bureau eller Charity Navigator. Planera att leverera en stapel utskriftsrapporter till dem för visning.

Pengar flyttar: finansiella detaljer

  1. Åtagande om öppenhet - Rapportera exakt och gör ekonomin lätt att läsa. Använd ett cirkeldiagram med en lättläst nyckel för den övergripande ekonomiska sammanfattningen och låt folk veta var de kan komma åt tidigare årsredovisningar eller 990-talet. Visa hur mycket av budgeten som går till administration och hur mycket som går till programkostnader.
  2. Grafer - Använd diagram för att jämföra siffrorna med fakta i realtid. De flesta skummar årsrapporter, så markera allt som är av största vikt. För de människor som vill gräva igenom, se till att din fördelning av aktiviteter, vinster och andra intäkter är tydlig. Ett bildspel är ett utmärkt format för att visa diagram och grafer.
  3. Effekterna av ekonomin - Förklara påverkan och hur liv har förändrats. Du borde ha flera punkter och grafik här med lättläst nummer, enkel grafik och foton. Till exempel: '1 000 barn fick handledning, vård och näringsrika snacks på vårt efterskoleprogram det senaste året.' Försök att inkludera fem viktiga höjdpunkter. Om du tar med mer än så börjar informationen gå vilse. Använd grafik för att hålla det visuellt intressant.
  4. Faktakontroll - Kontrollera och dubbelkolla all statistik och citat samt stavningen av namn som används i rapporten. Planera för flera granskningsfaser så att flera personer kan söka efter fel.

Fokus på syfte: Tacka bidragsgivare och Cast Vision

  1. Team - Presentera människor för din personal eller ledningsgruppen för större organisationer. Detta kan finnas i ett sidofält bredvid annan relevant information. I en informell rapport kan du dela dumma fakta om anställda. För en mer formell introduktion, dela headshots och en kort biografi.
  2. Styrelse - Inkludera styrelseledamöternas namn och roller. Planera att ge varje styrelseledamot en stapel utskrivna rapporter att dela med vänner. Glöm inte att tacka styrelsen för deras service och de många sätt de bidrar till den övergripande organisationen.
  3. Donatorns höjdpunkt - Vissa stora ideella organisationer vill lyfta fram stora bidragsgivare. Du kan lista dem i ett sidofält eller ha Donor Spotlight-rutor med noveller för varje.
  4. Tack anteckningar - Överväg att inkludera anteckningar från teammedlemmar på alla nivåer: styrelseledamöter, redaktörer, styrelse, administration. Detta lägger till ett annat personligt inslag för att stärka sambandet mellan givare och personal.
  5. Uppriktiga foton - Överväg att inkludera roliga bakom kulisserna eller uppriktig bilder. Detta hjälper givarna att förstå och känna dig bättre och känna sig mer engagerade. Dessa bilder kan fungera som sociala medieinlägg för marknadsföring av rapporter.
  6. En vision för framtiden - De flesta årsrapporter lyfter fram vad som hände det senaste året, men överväg också att lyfta fram din vision för nästa år, tre år eller fem år. Detta ger ett tvingande skäl för givarna att fortsätta investera i organisationen.

Få ut ordet: Hur man marknadsför

  1. Skräddarsy till formatet - Anpassa marknadsföringsplanen baserat på rapportens format. Om du till exempel avslöjar en viss webbsida eller en ny del av webbplatsen med rapportinformation om den, vill du testa den och räkna ut buggarna innan du går ut på marknaden. När det är klart, skicka ett e-postmeddelande till dina givare med relevant länk eller en förhandsgranskning för att locka dem att klicka för att läsa mer. Om du skapar ett utskriftsstycke planerar du att ha det tillgängligt som PDF och som papperskopior. PDF-filen ska också finnas tillgänglig för visning och nedladdning på din webbplats. Papperskopior kan finnas i ett häfte, broschyr eller affischformat.
  2. Förpackning - Skicka årsrapporter till varje givare med ett tackbrev. Om du skickar en papperskopia, överväga originalförpackningar / utskick som är unika för din ideella organisation. Tänk också på vem du skickar den till. Många yngre givare föredrar elektroniska kopior och äldre givare föredrar papperskopior. Så är inte alltid fallet, så det är viktigt att känna till dina givare och vad de föredrar.
  3. Socialt medieinnehåll - Tidigt i tidslinjen för projektet, överväg att skriva innehåll i sociala medier för de kanaler du kommer att använda för att marknadsföra rapporten.
  4. Planera ett evenemang - Koppla ihop lanseringen av din årsrapport med ett evenemang som din organisation redan är värd för, till exempel en middag för volontäruppskattning eller ett företagsjubileumsfest. Har du inte ett kommande evenemang? Planera en och fira det hårda arbete som din organisation har gjort i år. Se till att dina styrelseledamöter ser rapporten före detta evenemang så att de kan hänvisa till den när de chattar med personal och volontärer.
  5. Handleverera - Om det är möjligt, leverera handrapporter på papper för hand. Det ger en personlig touch och det ger givarna möjlighet att engagera sig och ställa frågor.
  6. Konferenssamtal - Vissa ideella organisationer lägger undan formella rapporter tillsammans för en nationell konferenssamtal där VD eller verkställande direktör leder en diskussion med intressenter och givare om det senaste årets framsteg och effekter. Detta ger personlig diskussion, möjlighet till frågor och svar och information i realtid.
  7. Interaktiv multimedia - Förutom digitala alternativ skapar vissa ideella organisationer interaktiva webbsidor för sina årsrapporter som laddar statistik i realtid eller involverar animering för infografik. Skicka länkar till både nuvarande och potentiella givare och inkludera i sociala medier. Få grepp i din community genom att lägga rapporten till dina lokala medier.

Du och din personal kommer att tycka om att skapa din årsredovisning när du kommer ihåg och firar det senaste året. Det bör vara uppmuntrande för personal, givare och volontärer att se deras inverkan och fungera som ett verktyg för att driva din organisation framåt. Tänk på att det också kommer att bli en värdefull resurs för att odla nya partnerskap. Njut som du kommer ihåg och fira!

Andrea Johnson är en infödd Texan som nu bor i Charlotte, N.C., med sin man och två döttrar. Hon gillar att springa, fotografera och god choklad.


DesktopLinuxAtHome gör det enkelt att organisera ideella organisationer.


Intressanta Artiklar

Redaktionen

Nintendo Switch minskade till ENDAST £239 i tidigt Black Friday-erbjudande
Nintendo Switch minskade till ENDAST £239 i tidigt Black Friday-erbjudande
En sällsynt rabatt på Nintendo Switch är tillgänglig just nu - rakning 40 £ rabatt på priset. Erbjudanden på den enormt populära konsolen är svåra att få tag på, men Asda pryglar den för en allvarligt frestande ...
Facebook DOWN – stort globalt avbrott då användare klagar på mystiska felmeddelanden
Facebook DOWN – stort globalt avbrott då användare klagar på mystiska felmeddelanden
FACEBOOK kraschade för användare över hela världen i ett stort avbrott fredagen den 3 augusti, men verkar nu ha åtgärdats. Webbplatsen gick offline för användarna strax efter 17.00 brittisk tid – och kastade upp en m...
Windows 11 kommer att innehålla en ny app, Chat, som laddas upp av Teams
Windows 11 kommer att innehålla en ny app, Chat, som laddas upp av Teams
Under Windows 11-meddelandet avslöjade Microsoft en ny app som kommer att vara tillgänglig för Windows 11-användare direkt. Det låter användaren kommunicera
Netflix kommer att sluta arbeta på vissa Samsungs smarta TV-apparater nästa månad på grund av 'tekniska begränsningar'
Netflix kommer att sluta arbeta på vissa Samsungs smarta TV-apparater nästa månad på grund av 'tekniska begränsningar'
VISSA Samsung TV-apparater kommer att förlora möjligheten att streama Netflix från och med nästa månad på grund av tekniska begränsningar på äldre modeller. I ett sedan raderat uttalande på företagets webbplats det sydkoreanska företaget ...
Ladda ner bakgrundsbilder för Linux Mint 19.2
Ladda ner bakgrundsbilder för Linux Mint 19.2
Linux Mint 19.2 'Tina' har mycket vackra bakgrundsbilder som många användare gärna skulle använda på sina datorer. Så här laddar du ner dem.
Inaktivera mikrofonen i Windows 10
Inaktivera mikrofonen i Windows 10
Vi kommer att granska de enkla metoderna du kan använda för att inaktivera mikrofonen i Windows 10. De inkluderar Enhetshanteraren, Inspelningsenheter och registret.
Nu kan du ta reda på den exakta anledningen till att en Uber-förare gav dig ett dåligt betyg
Nu kan du ta reda på den exakta anledningen till att en Uber-förare gav dig ett dåligt betyg
DET ÄR den kontroversiella taxiappen som kämpar för sin plats i London efter att TFL tog bort sin licens för privatbiluthyrning. Nu har Uber avslöjat de första resultaten av ett bud på...